MAPAY BANDUNG - Kita sedang mengalami zaman digital di mana teknologi terus mengalami perkembangan pesat dan memberikan banyak keuntungan bagi kehidupan kita. Dalam era ini, akses dan pelaksanaan berbagai hal menjadi lebih mudah. Kita dapat dengan mudah membeli tiket kereta, berbelanja kebutuhan rumah tangga, belajar, menghadiri konser, menonton pertunjukan, bahkan bekerja secara online. Majunya teknologi digital ini memberikan manfaat yang besar, salah satunya adalah mengurangi penggunaan kertas. Hampir semua orang menyadari bahwa penggunaan kertas yang berlebihan memiliki dampak negatif bagi lingkungan. Untuk membuat satu rim kertas, diperlukan pohon yang telah tumbuh selama sekitar 5 tahun. Selain itu, produksi kertas juga menghasilkan limbah dalam bentuk cair, gas, dan padat yang jumlahnya sangat besar. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk mengurangi penggunaan kertas secara berlebihan dengan cara menggunakan kertas secara bijaksana atau bahkan mengadopsi praktik tanpa kertas (paperless).
Mewujudkan Jawa Barat Sebagai Provinsi Digital dengan Mengurangi Penggunaan Kertas melalui SIDEBAR
Sejalan dengan visi Gubernur Jawa Barat, Ridwan Kamil, untuk mewujudkan Jawa Barat sebagai Provinsi Digital, Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Barat (Pemdaprov Jabar) bekerja sama dengan Dinas Komunikasi dan Informasi Jawa Barat (Diskominfo Jabar) dan Jabar Digital Service (JDS) terus melakukan upaya percepatan digitalisasi di Jawa Barat. Salah satu langkah yang diambil adalah memperkenalkan SIDEBAR, sebuah aplikasi e-office yang digunakan untuk memproduksi, mendistribusikan, memvalidasi, dan mengarsipkan tata naskah dinas elektronik di lingkungan internal Pemdaprov Jabar.
SIDEBAR awalnya diberikan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan kemudian diadopsi serta dikembangkan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusipda) dan Diskominfo Jabar. Hingga akhir tahun 2022, sebanyak 83% Perangkat Daerah (PD) di lingkungan Pemdaprov Jabar telah menggunakan aplikasi SIDEBAR untuk melakukan penandatanganan dan distribusi surat secara elektronik.
Pengoperasian SIDEBAR sangatlah sederhana dan mudah. Mirip dengan penggunaan aplikasi Whatsapp (WA), notifikasi akan langsung masuk ke perangkat ponsel. Jika diperlukan tanda tangan, cukup menggunakan Tanda Tangan Elektronik (TTE). Jika terdapat dokumen lain yang perlu diteruskan, seperti surat undangan, tinggal mengklik opsi "diteruskan" kepada pihak yang terkait. Tidak lagi diperlukan cetak surat dan pengantaran fisik, semua proses menjadi lebih praktis.
SIDEBAR Menyederhanakan Proses Persuratan
SIDEBAR mobile memiliki empat fitur utama yang meliputi Menerima Dokumen, Tanda Tangan Elektronik, Disposisi dan Distribusi, serta Validasi Dokumen. Fitur Menerima Dokumen berfungsi untuk menerima naskah dinas di lingkungan Pemdaprov Jabar dengan notifikasi secara online. Proses penandatanganan dokumen tidak lagi harus dilakukan secara manual, karena fitur Tanda Tangan Elektronik (TTE) hadir untuk mempermudah penandatanganan elektronik setiap naskah dinas. Fitur Disposisi dan Distribusi memungkinkan pengguna untuk dengan cepat, tepat, dan mudah mendisposisikan dan mendistribusikan naskah dinas di lingkungan Pemdaprov Jabar. Terakhir, terdapat fitur Validasi Dokumen yang memeriksa keabsahan dokumen dengan mudah melalui pemindaian QR code.
Aplikasi SIDEBAR mobile memberikan manfaat dalam hal keamanan informasi. Aplikasi ini melindungi data dan informasi dokumen, menjamin keamanan dan integritas dokumen, serta melindungi dokumen dari tindakan manipulasi. Selain itu, SIDEBAR melindungi dokumen dari akses oleh pihak yang tidak berwenang, meningkatkan transparansi, dan memungkinkan pelacakan file serta pengetahuan status dokumen secara real-time. Hal ini juga berkontribusi dalam menjaga kerahasiaan dokumen.
Baca Juga: Ridwan Kamil Soal PR Jawa Barat yang Perlu Diselesaikan Bey Machmudin: Transportasi Publik
SIDEBAR merupakan aplikasi yang memfasilitasi proses persuratan di semua Perangkat Daerah (PD) di Jawa Barat, mempersingkat waktu dalam proses persuratan, serta mampu menangani berbagai jenis Naskah Dinas Elektronik (NDE) sesuai dengan format Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) Pemprov Jabar. SIDEBAR juga mendukung sistem kerja flexible working arrangement, memungkinkan proses pembuatan, penandatanganan, dan distribusi/disposisi surat dilakukan kapan saja dan di mana saja.
Kontribusi Pemdaprov Jabar dalam Kampanye Paperless
Selain menghemat waktu, SIDEBAR juga berhasil mengurangi penggunaan kertas dalam jumlah yang signifikan. Persuratan terarsip dengan rapi melalui sistem yang terintegrasi. Penggunaan SIDEBAR telah menghemat biaya dan penggunaan kertas, dengan lebih dari 300 ribu naskah yang ditandatangani dan didistribusikan secara elektronik. Selain menjadi alat untuk digitalisasi, SIDEBAR juga merupakan bentuk komitmen serius dari Pemdaprov Jabar dalam mendukung kampanye paperless 'save the earth and save the money'. Dengan mengurangi penggunaan kertas, sisa anggaran yang sebelumnya digunakan untuk pembelian kertas dan ATK (Alat Tulis Kantor) dapat dialokasikan untuk manfaat yang lebih luas, terutama bagi masyarakat.
Baca Juga: Alasan Menkominfo Ingin Jadikan Wulan Guritno Duta Anti Judi Online: Kita Bina Saja
Harapan kedepannya, SIDEBAR dapat terus dikembangkan dan digunakan oleh seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di Jabar. Dengan demikian, SIDEBAR dapat menjadi alat bantu yang efektif dalam memfasilitasi proses persuratan dan berkontribusi pada transformasi digital Perangkat Daerah (PD) Pemdaprov Jabar secara keseluruhan. Dalam upaya menuju keberlanjutan, perlu terus mendorong kesadaran akan pentingnya pengurangan penggunaan kertas dan penggunaan teknologi digital yang lebih luas. Dengan adanya SIDEBAR dan inisiatif serupa, diharapkan dapat membawa perubahan positif dalam mengurangi dampak buruk penggunaan kertas secara berlebihan serta mewujudkan visi Jawa Barat sebagai Provinsi Digital yang peduli terhadap lingkungan.***
Ir. H. Juwanda
- Dewan Eksekutif Tim Akselerasi Pembangunan Provinsi Jawa Barat
- Staf Khusus Gubernur Jawa Barat Bidang Transformasi Digital & Reformasi Birokrasi